Par Thomas Rimlinger, Senior Manager
Centrer le processus budgétaire et les simulations économiques sur les hypothèses business grâce à l’Activity Based Budgeting
Dans un environnement économique en constante évolution, les techniques classiques de prévisions budgétaires N+1 et de plans pluri-annuels voient leur pertinence se réduire :
• Elles sont souvent basées sur une extrapolation ou une projection de l’année en cours, et posent de facto majoritairement l’hypothèse d’une relative continuité, restreignant la possibilité de valoriser des scenarii de rupture
• Elles reposent sur l’organisation analytique habituelle de l’entreprise, qui est généralement calquée sur sa structure organisationnelle et donc peu adaptée à la modélisation des variations d’hypothèses business
• La modélisation des hypothèses est chronophage et peu transparente. Elle se fait souvent tant bien que mal dans des fichiers excel complexes « hors construction budgétaire » ou dans des outils d’analyse de données dont le paramétrage nécessite de manière récurrente l’intervention de la DSI ou de consultants
• La réconciliation des impacts calculés dans les fichiers excel avec les chiffres du budget est hasardeuse
• Enfin, elles sont challengées par les approches de type Beyond Budgeting,
Pour retrouver une véritable capacité de projection et de de simulation, les entreprises doivent s’orienter vers des solutions :
• Mettant la prise en compte d’hypothèses business au cœur même de l’élaboration budgétaire,
• Tout en permettant de transcrire immédiatement et sans effort les résultats obtenus dans le cadre de la comptabilité analytique en place.
La méthode ABB (Activity Based Budgeting) répond, pour peu qu’elle repose sur un outillage robuste, à ce double objectif, et permet notamment :
• D’arbitrer entre les différentes options possibles pour une entreprise dans le cadre de la déclinaison de sa stratégie : choix d’un nouveau site industriel, décision d’internalisation ou d’externalisation de certains process…
• De simuler l’impact de contraintes dues à l’environnement de l’entreprise (baisse de revenus, évolutions réglementaires …) et de définir la réponse la plus appropriée
Qu’est-ce que la méthode ABB et comment fonctionne-t-elle ?
L’Activity Based Budgeting découle de l’Activity Based Costing (ABC), qui permet d’allouer 100% des coûts (ressources) aux activités (processus opérationnels et techniques de l’entreprise) puis aux services (prestations rendues par l’entreprise à ses clients internes ou externes).
Un modèle ABB repose sur le fait :
• D’intégrer des hypothèses de variations des différents coûts et métriques opérationnelles (cf. schéma ci-dessous)
• Et de calculer leur impact combiné sur le coût complet des activités et des services.
Et ce de manière itérative, en garantissant une charge de travail limitée et la cohérence des calculs d’un scénario à l’autre, le comportement du modèle en réponse aux différentes hypothèses de variations étant défini de manière explicite.
Par ailleurs, les axes analytiques du modèle ABB peuvent être utilisés pour porter la structure organisationnelle classique de l’entreprise (sites, équipes, divisions…), afin de permettre de présenter la valorisation des scenarii sous l’angle des sections budgétaires connues au sein de l’entreprise
Quelles sont les étapes de mise en œuvre d’un modèle ABB ?
L’utilisation du modèle ABB est par essence itérative : c’est la valorisation de différents scenarii présentant des hypothèses distinctes qui permettra à l’entreprise de déterminer quelle est la simulation représentant la voie la plus pertinente pour l’atteinte de ses objectifs stratégiques.
Toutefois, avant cette phase de modélisations et de simulations itératives, il sera nécessaire :
• De valoriser un modèle ABC sur le périmètre concerné par les simulations ABB à venir.
Ce modèle peut être relativement simple, et capitaliser par exemple sur les référentiels CIGREF (coûts informatiques) et DFCG (coût des fonctions transverses) en utilisant leur niveau macro-activité sur le périmètre qu’ils couvrent (ie, hors métier)
• De décrire le comportement du modèle en réponse aux différentes variations.
C’est-à-dire que pour chaque objet du modèle (ressource, activité, inducteur, service) susceptible de porter une hypothèse de variation dans le cadre d’une simulation, les variations induites sur les objets liés devront être documentées (variation proportionnelle linéaire, absence de variation, variation par palier)