Par Guilhem Roux, Associé Cost House France
Le constat est souvent réalisé : implication des équipes achats, premiers succès si l’équipe est jeune voire quelques belles histoires à raconter pour une équipe chevronnée. Et pourtant … il y a des sujets sur lesquels l’équipe achats n’est pas sollicitée. Il y a ce sentiment de désamour, d’empêcheur de dépenser en rond, de technocrate au process dépassé ou d’arriviste aux interventions douloureuses.
Elle souffre un peu parfois l’image du métier !
Alors comment s’y prendre pour redorer le blason du service ?
3 idées pour creuser le sujet
Choisir ses combats
On se disperse … mais avec de bonnes raisons !
Le travers est classique et le ressort louable : on veut montrer son utilité
Poste en création ? On veut montrer qu’on est capable d’apporter des gains. Partout, là, maintenant. Equipe expérimentée ? On suit son taux de couverture sur lequel on grapille des pourcents, on veut être sur les gros dossiers. Tous. Montrer qu’on sait bâtir des partenariats. Qu’on sait tout prendre. Direct, indirect, marchés côtés, support à la production, prestations intellectuelles, rang C. Rien ne nous résiste. Rien ?
Petite anecdote : j’aime bien sur les missions d’organisation ou de performance poser la question suivante « vous croisez votre DG dans l’ascenseur. De quel dossier vous
parlera-t-il pour en connaître l’avancement ? » et si mon interlocuteur n’a pas de réponse, je lui demande « et vous, vous lui parlez de quel dossier ? ».
Deux objectifs avec cette question :
Connaître effectivement la priorité de la personne avec laquelle je suis en entretien et voir si cette priorité est alignée avec la stratégie de l’entreprise
Pouvoir en cas de non-réponse pouvoir faire le constat d’un manque de visibilité dans les sujets à adresser
Et je n’en veux pas dix de sujets, c’est le DG elavator pitch ! On a 45 secondes pour se valoriser auprès de la personne décideur en dernier ressort. Que dit-on ?
Certes … mais comment se recentrer ?
Les outils vont dépendre bien sûr de la maturité de l’équipe achats.
La matrice de Kraljic peut être un bon début pour cartographier les articles.
Matrice de Kraljic, sous licence Creative Commons, source
A manier comme tout outil avec précaution ! D’autres arguments vont rentrer en jeu, par exemple la capacité de négociation des équipes, les rapports de force entre l’entreprise et les fournisseurs sur les marchés concernés, l’appétence pour l’article ou la famille.
Ne ciblez pas trop « haut » : un beau succès sur un achat simple qui enlèvera une épine du pied aux opérationnels et fluidifiera le processus sera déjà un bel atout pour communiquer.
En alpinisme, on fait généralement le dôme des Ecrins largement avant l’Aiguille Verte, qu’on ne gravira peut-être jamais tout en se faisant plaisir avec d’autres beaux sommets !
Pour aller plus loin :
Monter une analyse coûts complets pour identifier les leviers les plus accessibles
Pour les plus matures, organisez un roulement des familles. Trop souvent la zone de confort est un leurre
Le conseil clé : On ne le répètera jamais assez, la communication repose sur la répétition du message. Proposez vos priorités le plus tôt possible et martelez-les pour tendre la main aux sollicitations spontanées au sein de l’organisation
Communiquer sur tous les leviers d’optimisation
Revenons sur les perceptions négatives que l’on peut croiser dans les organisations concernant les achats : des gêneurs ne permettant pas d’acheter ce qu’il faudrait, des négociateurs de bout de chandelle.
Il est possible de combattre ces perceptions. Cela prendra du temps, mais vu que vous aurez suivi le premier conseil et que vous aurez choisi vos combats, vous pourrez marteler sur quelques exemples significatifs.
Le principe proposé ici est de mutualiser vos réflexions de communication et de tableau de bord de performance des achats. En effet, que l’expression de votre valeur ajoutée soit destinée à la direction financière ou aux opérationnels, le fond reste le même.
Que peut-on trouver classiquement dans un tableau de bord achats ? Nous ferons bref, le sujet mérite un article à lui tout seul :
Des gains économiques catégorisés par leviers :
- Négociation tarifaire sur achats récurrents
- Négociation tarifaire sur achats ponctuels
- Repositionnement du besoin
- Coûts évités
Des gains sur les conditions tarifaires :
- Délais de paiement
- Acomptes
Des gains extra-financiers, par exemple :
- Sécurisation des fournisseurs
- Diversification des sources pour les achats stratégiques
- Diminution des délais de livraison
- Partage de risque avec les fournisseurs (non livraison, change, …)
- Co-innovation / dépôt de brevet / exclusivité sur un an
Autant de leviers qui font gagner des points auprès des opérationnels !
Être la petite bête qui vient gagner les derniers 2% n’est pas toujours valorisant. En revanche, être le garant d’un processus complet avec des réflexes à 360 sécurise le prescripteur.
Nous le voyons chez nos clients : bloquer les commandes pour être sûr de valider quelques %, c’est se réduire à terme à devenir un élément administratif du processus de commande. En revanche, accepter de ne pas être sur tous les fronts et apporter des gains au-delà du coût direct, c’est se positionner comme un partenaire de valeur.
Reste à convaincre votre secrétaire général que c’est aussi là votre valeur ajoutée. Mais comme dit plus tôt, c’est un autre sujet d’article 😊
Le conseil clé : Communiquez régulièrement sur vos apports au-delà des gains économiques, même si vos objectifs individuels sont mesurés
en gains sur achats récurrents.
Jouer collectif … et en amont !
Si vous avez suivi les deux précédents conseils :
Vous avez accepté de laisser filer certains dossiers pour vous concentrer sur des dossiers à forte valeur ajoutée
Vous avez recherché des gains sur tout le spectre possible, au-delà du seul coût direct, et vous avez su communiquer votre valeur ajoutée auprès des prescripteurs comme des équipes financières
Vous êtes prêts pour l’étape suivante : le jeu en équipe le plus tôt possible !
Notre approche de la conception à coûts objectifs ou design-to-cost le prouve : les gains les plus profonds se trouvent en mettant toutes les personnes autour de la table le plus tôt possible.
Bureau d’études, les garants de la solution technique
Méthodes / Industrialisation, les sachants de la réalisation
Achats, les représentants fournisseur
Contrôle de gestion, les garants du coût
Marketing / Commerce, la voix du client
Et si besoin les logisticiens et magiciens de la supply chain, fonctions qui par nature savent détecter les grains de sable.
Quand nous accompagnons les concepteurs dans leurs programmes d’optimisation, nous les invitons à accueillir les achats dans le groupe de travail. Faites-en de même quand vous avez un dossier !
Nous l’avons déjà dit plus haut, soit vous voulez avoir une posture de négociateurs de pourcent en fin de course, soit vous voulez vous positionner sur les dossiers qui comptent. Et les gains les plus importants sur ces dossiers seront sur les leviers de conception.
Le conseil clé : même si le sujet ou l’organisation ne permettent pas la constitution d’équipe achats, organisez-là de manière informelle avec juste quelques points judicieux: revue des besoins, revue des solutions fournisseurs, revue des gains et du choix
Conclusion
Nous vous avons proposé trois axes de réflexions pour repenser votre action et votre communication et que votre département achats en sorte grandit :
1. Choisir ses priorités,
2. Communiquer sur les gains,
3. Jouer collectif le plus tôt
Loin d’être des guides absolus ou des solutions sorties du four prêtes à l’emploi, il s’agit surtout de « matière à penser » pour susciter les débats au sein du département achats et, nous l’espérons, sortir la tête de l’eau et prendre quelques instants un peu de recul dans une actualité toujours chargée.
Pour revenir en ultime détour sur notre métier de conseil, au-delà de l’apport méthodologique, le consultant permet la facilitation des échanges, de mettre des mots sur des faits avec un œil externe et bienveillant ainsi que d’allouer du temps au projet. Profitez-en !
Les sujets abordés dans cet article sont repris dans nos approches de diagnostic de la fonction achats, notre équipe est à votre écoute pour vous répondre.
Et d’ici là, nous vous souhaitons que vos actions d’optimisation portent leurs fruits !
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