Benchmark des coûts informatiques
Pour maîtriser et piloter ses coûts informatiques, il est d’abord nécessaire de bien les connaître et les évaluer. Cette assertion qui peut sembler s’apparenter à une vérité de La Palice pousse cependant nombre de DSI à mettre en œuvre des modèles économiques leur permettant de mesurer leurs coûts et à les comparer avec leurs pairs.
Cette comparaison des coûts informatiques avec d’autres DSI est communément appelée « benchmark ». Le benchmark des coûts informatiques est un exercice auquel la plupart des DSI se sont déjà frottés volontairement ou contre leur gré (demande d’une Direction Générale à sa DSI de justifier ses coûts au regard de ceux pratiqués sur le marché).
La démarche la plus répandue en termes de benchmark consiste à s’adresser à un cabinet spécialisé qui, après une collecte et une analyse des données financières de la DSI, positionnera le coût des services fournis par rapport au marché. Ce type d’analyse permet de disposer d’un positionnement des coûts informatiques par rapport à un panel rassemblant en général un grand nombre d’entreprises, éventuellement du même secteur d’activités.
En revanche, de tels benchmarks ne permettent pas ou que difficilement d’expliquer les raisons d’un positionnement atypique (vers le haut ou vers le bas) des coûts informatiques d’une entreprise. En effet, les modèles permettant d’estimer les coûts restent le plus souvent la propriété des cabinets de benchmark qui ne souhaitent pas en dévoiler le fonctionnement.
On voit ainsi apparaître le rôle clé joué par le modèle de coûts associé à un benchmark.
L’intérêt d’un modèle économique partagé
Un benchmark classique comme nous venons de le présenter s’adosse à un panel étendu mais ne permet d’analyse ou d’investigation en profondeur.
Nous préconisons une approche alternative en termes de benchmark en mettant justement en avant la possibilité pour les DSI qui se plient à l’exercice d’analyser en profondeur leurs structures de coûts.
Une telle analyse permettant de comprendre comment sont constitués les coûts des services mis à disposition par une DSI nécessite d’avoir déployé un modèle économique s’appuyant sur un référentiel commun entre les participants au benchmark.
Le modèle d’analyse et de benchmarking des coûts informatiques du CIGREF joue, à ce titre, un rôle très important : ce référentiel ouvert et publié permet à des DSI de toutes tailles et de tous secteurs d’activités de partager un modèle économique commun garant de la pertinence des analyses comparatives qui peuvent être menées sur les structures de coûts informatiques.
Le groupe de benchmarking de Cost House
Pour répondre à une attente récurrente de nos clients avec lesquels nous avions mis en place des modèles économiques SI, nous avons lancé, fin 2010, un groupe de benchmarking rassemblant une dizaine de DSI.
Ce groupe de benchmarking se positionne clairement dans la logique de l’analyse comparative en profondeur à l’aide d’un modèle partagé par un « petit » panel d’entreprises et non dans la logique plus classique des benchmarks telle qu’exposée en introduction à notre propos.
Le fonctionnement de ce groupe de benchmark repose sur un certain nombre de règles clairement établies entre les participants :
Un partage ouvert des indicateurs du benchmark entre les participants.
Le respect d’une confidentialité stricte des données à l’extérieur du groupe.
La tenue d’ateliers d’échanges pour l’analyse des coûts auxquels participent à la fois des contrôleurs de gestion, des responsables opérationnels ou les DSI eux-mêmes.
Une acceptation de nouveaux participants soumise à l’agrément de l’ensemble du groupe.
Un référentiel d’indicateurs quantitatifs très riche
Les travaux du groupe de benchmark s’appuient sur un référentiel d’indicateurs permettant des analyses au niveau global de la DSI, au niveau des ressources (rubriques budgétaires), des activités et des services fournis.
Avant toute comparaison économique, il est pertinent de dresser une cartographie des « cartes d’identités » des DSI participant au benchmark. C’est l’objet du premier jeu de 21 indicateurs couvrant les sujets suivants :
Effectifs
Budgets
Ratio SI / Business
Eléments de volumes sur le rapport RUN / BUILD
Stratégie de moyens
Les analyses comparatives au niveau des ressources s’appuient sur la structure de rubriques budgétaires proposée par le modèle d’analyse et de benchmarking des coûts informatiques du CIGREF au travers de 29 indicateurs déclinés en :
Personnel
Prestations externes
Matériel
Logiciels
Télécom
Frais de structure
Les analyses au niveau des activités s’appuient sur la comparaison du poids relatif des différentes activités du modèle CIGREF par rapport au budget global de la DSI ou par rapport au budget récurrent (« run ») de la DSI. Ces indicateurs concernent les macro-activités suivantes :
Infrastructures,
Hébergement,
Masters et déploiement de postes de travail,
Exploitation,
Sécurité,
Support,
Maintenance,
Cycle projet,
Urbanisation / architecture,
Qualité / méthodes,
Encadrement et management,
Gestion administrative.
Les analyses au niveau des services se concentrent sur un ensemble de services génériques comparables entre des DSI de secteurs d’activités différents :
Postes de travail,
Téléphonie,
Messagerie,
SI de la DSI.
Des échanges de bonnes pratiques au-delà des indicateurs quantitatifs
Le groupe de benchmarking adossé à un modèle économique commun et un ensemble d’indicateurs quantitatifs très riche a choisi de mettre à profit cette matière pour développer des échanges de bonnes pratiques sur des thèmes variés :
1/ Politique de sourcing
Niveau d’internalisation, assistance technique vs forfaits, offshore,…)
2/ Bureautique
TCO du poste de travail, coût de la messagerie,…
3/ Stratégie de gestion des paliers techniques
Zoom sur les projets techniques
4/ Maintenance corrective
Articulation entre « tests / qualification / recette », « support » et « maintenance corrective »
5/ Evolutions de l’infrastructure
Virtualisation, Cloud
6/ Réseau
Voix, data
7/ Datacenter
Quelle stratégie adopter en termes de datacenter ?
8/ Exploitation & support
Comment gérer un cockpit en 3×8 ?
9/ Projets
Profils types
Méthodes de sizing
Valeur créée
Stabilité du processus
Positionnement des acteurs Métier, MOA, MOE,…
10/ Organisation et management
Niveau d’encadrement
Fonctions support
11/ ERP Gestion
Coût d’un ERP prenant en charge les fonctions de gestion « classiques »
Des acteurs de tailles différentes et de secteurs d’activité variés
En 2012, le groupe de benchmarking rassemble déjà plus d’une douzaine de DSI de tailles différentes (de quelques millions d’euros de budget à plusieurs centaines de millions) et de secteurs d’activité variés, partageant toutes un modèle économique commun :
Assurance
Energie
Humanitaire
Protection Sociale
Réassurance
Services Financiers
Télécom
Tourisme
Les coûts analysés pour l’ensemble des participants au groupe de benchmark pour 2012 représentent de l’ordre de 1 milliard d’euros.